HAYKM

Belege & Lieferscheine fotografieren oder hochladen

Am Tagesende einfach alle Fotos auf einmal auswählen – sie werden nacheinander erfasst. Jedes Foto wird automatisch begradigt und lesbarer gemacht; das Original bleibt unverändert gespeichert.

Foto erfassen

✨ Verbessert Original

Farbe S/W Ohne Filter

✨ Verbessert = wie gescannt: Der Beleg wird freigestellt (Hintergrund entfernt), begradigt, Knitterfalten und Schatten werden geglättet und das Papier wird weiß – der Inhalt bleibt 1:1 identisch. Gespeichert werden beide Versionen (Original für das Finanzamt, Scan für den Steuerberater).

Art des Dokuments

🚚 Lieferschein 🧾 Beleg / Quittung 💶 Z-Beleg (Kasse)

Datum auf dem Dokument

Kunde

Lieferung oder Abholung?

🚚 Lieferung 🏬 Abholung

Lieferschein-Nummer (optional)

Liefergebühr € (0 = keine)

Positionen (für die Monatsrechnung)

Bezeichnung	Menge	Einzelpreis €

+ Position

Positionen kannst du auch später im Archiv nachtragen – z. B. wenn es schnell gehen muss.

Notiz (optional)

💾 Speichern Überspringen → Alle verwerfen

Archiv

Offene Lieferscheine

Am Monatsende bekommt jeder Kunde eine Sammelrechnung über alle Lieferscheine des Monats.

Erstellte Rechnungen

Kunden

Diese Kunden kannst du beim Erfassen von Lieferscheinen auswählen. Name und Anschrift erscheinen auf der Rechnung.

🏦 Kontoauszug hochladen

Lade den CSV-Export deines Bankkontos hoch (gibt es im Online-Banking unter „Umsätze exportieren“). Die App gleicht dann automatisch ab: Welche Rechnungen wurden bezahlt? Zu welchen Ausgaben fehlt ein Beleg? Belege, die als 💶 Bar markiert sind, gehören zur Kasse und werden hier automatisch ausgelassen. PDF-Kontoauszüge kannst du auch hochladen – sie wandern dann mit ins Steuerberater-Paket (ohne automatischen Abgleich).

Der Auszug wird dem oben rechts gewählten Monat zugeordnet und landet mit im Steuerberater-Paket.

Abgleich

💶 Kassenbuch

Alle Bar-Bewegungen auf einen Blick: Einnahmen kommen automatisch aus den Z-Belegen (Tagesabschlüsse), Ausgaben aus Belegen mit Zahlart „💶 Bar“. Den Kassen-Anfangsbestand stellst du einmalig in den Einstellungen ein. Das Kassenbuch liegt außerdem automatisch als Tabelle im Steuerberater-Paket.

Berichte

Umsatz je Monat

Rechnungen + Kasse, brutto

Ausgaben je Monat

Summe der erfassten Beleg-Beträge

Top-Kunden

📋 Monatsabschluss

Kurzer Check, ob der Monat vollständig ist – jeder Punkt bringt dich per Klick an die richtige Stelle.

Steuerberater-Paket

Ein Klick erzeugt eine ZIP-Datei mit allem, was der Steuerberater für den Monat braucht – fertig sortiert und benannt. Einfach per E-Mail anhängen.

Meine Firma

Diese Angaben erscheinen auf den Rechnungen.

Logo auf der Rechnung

Das Logo steht oben in der Mitte – auf der Rechnung und auf der Zahlungserinnerung.

Rechnungen

Rechnungsnummern setzen sich aus Kunden-Nr. + Monat + Jahr zusammen, z. B. 1042-07-2026. Kunden ohne eigene Nummer bekommen automatisch die nächste freie – das ist die Zahl in diesem Feld.

📱 Vom Handy nutzen

Am Handy nicht „localhost“ eingeben – das funktioniert nur direkt am Computer. Stattdessen diese Adresse im Handy-Browser öffnen (Handy muss im gleichen WLAN sein):

Dann am Handy „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“ – so liegt das Belegarchiv wie eine App auf dem Startbildschirm. Falls macOS beim ersten Start fragt, ob „Python“ eingehende Verbindungen annehmen darf: Erlauben klicken, sonst kommt das Handy nicht durch. Die Adresse gilt nur, solange das Programm am Computer läuft. Mit der kostenlosen App Tailscale (auf Mac und Handy installiert und mit demselben Konto angemeldet) erscheint hier zusätzlich eine grüne Adresse, die auch von unterwegs funktioniert – Details in der ANLEITUNG.

🔐 Sicherheit & Benutzer

🏬 Läden

Wenn euer Unternehmen mehrere Läden hat: hier anlegen. Dann bekommt jeder Z-Beleg (und auf Wunsch jeder Beleg) eine Laden-Zuordnung, und jeder Laden führt sein eigenes Kassenbuch mit eigenem Anfangsbestand. Ohne Einträge läuft alles wie bisher mit einer Kasse.

🤖 KI-Beleglesen (optional)

Mit einem KI-Schlüssel liest eine echte KI deine Belege – deutlich treffsicherer, auch bei schwierigen Bons, inklusive Händlername und Bar/Karte. Kostet unter einen halben Cent pro Beleg. Ohne Schlüssel nutzt die App weiterhin die kostenlose eingebaute Erkennung. Schlüssel gibt es unter console.anthropic.com (Konto anlegen → API Keys → Guthaben aufladen, z. B. 5 $). Der Schlüssel bleibt auf eurem Server und ist im Browser nie sichtbar. Hinweis: Die Belegfotos werden zum Lesen an den KI-Anbieter übertragen.

🔄 Update einspielen

Neue Version aus dem Chat als Datei herunterladen und hier hochladen – prüfen, einspielen und neu starten macht die App selbst. Deine Daten, Benutzer und Einstellungen bleiben dabei unangetastet.

💾 Datensicherung

Der Server sichert jede Nacht automatisch – aber auf sich selbst. Deshalb wichtig: einmal pro Woche das Komplett-Backup herunterladen und z. B. auf dem Mac oder einer externen Festplatte ablegen. Dann seid ihr selbst im schlimmsten Fall (Serverausfall, Kündigung, Bedienfehler) auf der sicheren Seite. Der Start-Bildschirm erinnert dich daran.

🩺 Systemstatus

Wird geprüft …

Wo liegen meine Daten?

Alle Fotos und Daten liegen im Ordner daten der Installation – bei euch auf dem eigenen Server in Deutschland. Der Server erstellt jede Nacht automatisch eine Sicherung (letzte 30 Tage). Zusätzlich empfohlen: einmal im Monat das Steuerberater-Paket herunterladen – das ist zugleich euer externes Backup. Gelöschte Dokumente wandern in den Unterordner papierkorb.